Information documentée : définition (ISO/UNDP 53001)
Une information documentée (documented information) est une information que l’organisme doit maîtriser et tenir à jour, quel que soit son support : texte, base de données, tableau de bord, vidéo. Dans ISO 53001, le terme couvre à la fois ce qui décrit le système et ce qui prouve les résultats obtenus.
Mise à jour : · version couverte : ISO/UNDP 53001:2026
Dans un audit ISO/UNDP 53001
L’auditeur distingue deux familles : l’information tenue à jour, comme la politique ou le domaine d’application, et celle conservée comme preuve, comme les résultats d’indicateurs ou les comptes rendus. Pour les deux, il vérifie l’identification, la validation, l’accès, la protection et la gestion des versions.
Un tableau de bord ODD modifiable par tous, sans historique, fragilise la confiance dans les chiffres présentés. À l’inverse, l’auditeur ne réclame pas de manuel : la norme laisse l’organisme choisir le volume de documentation adapté. Le sous-chapitre 7.5 du chapitre 7 encadre ce sujet dans la norme ISO/UNDP 53001.
Termes voisins
- Enregistrement
- ancien terme pour l’information conservée comme preuve.
- Procédure
- manière spécifiée de conduire une activité ; elle n’est pas toujours exigée par écrit.
Quelle documentation l’auditeur s’attend à trouver
La structure harmonisée désigne certaines informations à tenir à jour ou à conserver : domaine d’application, politique, objectifs, preuves de compétence, résultats de surveillance, programme et résultats d’audit interne, conclusions de la revue de direction, traitement des non-conformités. Au-delà, l’organisme décide lui-même. L’auditeur vérifie que l’absence d’un document n’empêche pas un processus d’être maîtrisé ; un processus complexe sans aucune trace écrite rend la maîtrise difficile à démontrer.
Voir aussi
- Preuve d’audit : définition (ISO/UNDP 53001)Une preuve d’audit (*audit evidence*) est une information vérifiable, qu’il s’agisse d’enregistrements, de déclarations de faits ou d’autres éléments, en rapport avec les critères d’audit.
- Processus : définition (ISO/UNDP 53001)Un processus (*process*) est un ensemble d’activités liées qui utilise des éléments d’entrée pour produire un résultat.
- Compétence : définition (ISO/UNDP 53001)La compétence (*competence*) est l’aptitude démontrée à mettre en œuvre des connaissances et des savoir-faire pour obtenir un résultat.
- ISO/UNDP 53001, chapitre 7 : ce que l'auditeur vérifieLe chapitre 7 de l'ISO/UNDP 53001 regroupe les exigences de support : ressources, compétences, sensibilisation, communication et informations documentées.