Règlement de certification.

Champ d'application

Le règlement s'applique à toute organisation qui demande une certification à Gardiant Certification ou qui en détiendra une. Il couvre deux référentiels : Qualiopi, pour les prestataires d'actions concourant au développement des compétences, et ISO/UNDP 53001, pour les systèmes de management des Objectifs de développement durable (ODD).

Qualiopi est une certification de prestataire, encadrée par l'ISO/IEC 17065. La certification ISO 53001 porte sur un système de management et relève de l'ISO/IEC 17021-1. Lorsque les deux cadres diffèrent, le règlement le précise.

Les exigences du référentiel, les textes réglementaires applicables et les règles de l'organisme d'accréditation priment sur le présent règlement en cas de contradiction.

Gardiant Certification prépare sa demande d'accréditation auprès du COFRAC. Les certifications seront délivrées dès l'accréditation obtenue.

Définitions

• Organisation candidate : organisation qui a déposé une demande de certification et dont le dossier est en cours d'examen.
• Organisation certifiée : organisation titulaire d'un certificat valide délivré par Gardiant Certification.
• Référentiel : ensemble des exigences auxquelles l'organisation doit satisfaire : le référentiel national qualité pour Qualiopi, la norme ISO/UNDP 53001 pour la certification de système de management.
• Périmètre : ce que couvre le certificat. Pour Qualiopi, la ou les catégories d'actions certifiées ; pour l'ISO 53001, les activités et les sites inclus dans le système de management.
• Constat : résultat de l'évaluation d'une exigence, appuyé sur une preuve : conformité, non-conformité mineure, non-conformité majeure ou observation. Une observation n'est pas une non-conformité.
• Décision de certification : décision d'octroyer, de maintenir, de renouveler, d'étendre, de réduire, de suspendre ou de retirer un certificat, prise par une personne qui n'a pas réalisé l'audit.
• Cycle de certification : période de trois ans couverte par un certificat, de l'octroi ou du renouvellement jusqu'à l'échéance, avec ses audits de surveillance.

Engagements de Gardiant Certification

• Aucune activité de conseil, de formation ou d'accompagnement à la mise en conformité auprès des organisations qu'il certifie (voir la déclaration d'impartialité).
• Un auditeur qualifié pour le secteur, qui signe une déclaration d'absence de conflit d'intérêts avant chaque mission. Le nom des auditeurs est communiqué avant l'audit ; l'organisation peut en récuser un, motif à l'appui.
• Une décision de certification prise par une personne qui n'a pas réalisé l'audit.
• Des constats tracés et appuyés sur une preuve ; chaque non-conformité est expliquée par écrit, avec l'exigence concernée.
• Un rapport d'audit transmis sous 10 jours ouvrés après la réunion de clôture.
• La confidentialité des informations recueillies, dans les conditions décrites ci-dessous.
• L'information écrite et préalable de l'organisation sur toute modification du règlement ou des exigences de certification qui la concerne.
• Un prix établi sur devis, selon la durée d'audit calculée pour l'organisation, et la publication des procédures de réclamation et d'appel et de la liste des organisations certifiées.

Obligations de l'organisation certifiée

En signant le contrat de certification, l'organisation s'engage à :

• satisfaire en permanence aux exigences du référentiel pour l'ensemble du périmètre certifié ;
• fournir des informations exactes et complètes lors de la demande, puis les tenir à jour ;
• donner à l'équipe d'audit l'accès aux sites, aux personnes, aux documents et aux enregistrements nécessaires, y compris pour les activités sous-traitées qui entrent dans le périmètre ;
• accepter, s'ils sont annoncés à l'avance, la présence d'observateurs : évaluateurs de l'organisme d'accréditation, auditeurs en qualification ;
• informer Gardiant Certification, sans délai, de tout changement susceptible d'affecter sa conformité : forme juridique, propriétaires, direction, sites, effectifs, activités ou catégories d'actions, sous-traitance ;
• conserver la trace des réclamations reçues sur les activités certifiées et des suites qui leur ont été données, et la présenter à l'auditeur ;
• traiter les non-conformités relevées dans les délais fixés ;
• accepter un audit complémentaire, le cas échéant à court préavis, lorsqu'une réclamation, un changement important ou une suspension le justifie ;
• respecter les règles d'usage du certificat et du logo et ne faire aucune déclaration trompeuse sur sa certification ;
• cesser toute référence à la certification pendant une suspension ou après un retrait ;
• régler les frais prévus au contrat.

Conditions d'octroi

La certification est octroyée à l'issue d'un audit initial portant sur l'ensemble des exigences applicables au périmètre demandé. Le déroulement pratique est résumé dans le processus de certification.

1. Demande. L'organisation remplit la demande de devis : activité, effectifs, sites, périmètre souhaité, recours à la sous-traitance, certification antérieure éventuelle. Ces informations servent à vérifier la recevabilité et à calculer la durée d'audit.
2. Revue de la demande. Gardiant Certification vérifie que les informations sont suffisantes, que le périmètre relève de son champ, qu'il dispose d'auditeurs compétents et qu'aucun conflit d'intérêts n'existe. Il adresse un devis sous 2 jours ouvrés, puis le contrat de certification. Une demande peut être refusée ; le refus est motivé par écrit.
3. Audit initial. L'audit a lieu 4 à 6 semaines après la signature du contrat. Pour Qualiopi, il couvre tous les indicateurs applicables aux catégories d'actions demandées. Pour l'ISO 53001, il se déroule en deux étapes : l'étape 1 examine la conception du système et l'état de préparation, en partie sur dossier ; l'étape 2 évalue la mise en œuvre effective et l'efficacité du système.
4. Rapport et traitement des écarts. Les constats sont présentés à la réunion de clôture puis confirmés dans le rapport. Une non-conformité majeure doit être corrigée, avec vérification de la correction et de l'action corrective, avant toute décision favorable. Pour une non-conformité mineure, Gardiant Certification examine et accepte le plan d'actions correctives de l'organisation. Pour Qualiopi (arrêté du 6 juin 2019 modifié par l'arrêté du 31 mai 2023), une non-conformité mineure appelle un plan d'action présenté sous 6 mois, dont la mise en œuvre est vérifiée à l'audit suivant ; une non-conformité majeure doit être levée sous 3 mois, faute de quoi le certificat est suspendu ou retiré.
5. Décision. Une personne qui n'a pas participé à l'audit examine le dossier complet et décide, au plus tard 3 semaines après l'audit si aucune non-conformité majeure n'est en suspens. La décision d'octroi donne lieu à un certificat qui précise l'organisation, le référentiel, le périmètre, le numéro, la date d'octroi et la date d'échéance. Un refus est motivé et peut faire l'objet d'un appel.

Maintien : la surveillance

Des audits de surveillance vérifient le maintien de la conformité pendant toute la validité du certificat : pour Qualiopi, entre le 14e et le 22e mois ; pour l'ISO/UNDP 53001, chaque année. Le certificat est valable trois ans ; un audit de renouvellement a lieu avant son échéance. Pour Qualiopi, ces délais résultent de l'arrêté du 6 juin 2019 modifié par l'arrêté du 31 mai 2023 ; le renouvellement est réalisé assez tôt pour que d'éventuelles non-conformités majeures soient levées avant l'échéance.

Pour l'ISO 53001, la surveillance a lieu au moins une fois par année civile, et la première dans les 12 mois qui suivent la décision de certification.

L'audit de surveillance porte notamment sur les changements intervenus, l'efficacité des actions correctives engagées après l'audit précédent, le traitement des réclamations et l'usage fait du certificat. Il est suivi d'une décision de maintien, prise dans les mêmes conditions d'indépendance que la décision d'octroi.

Un audit non réalisé dans les délais du fait de l'organisation, une non-conformité majeure non levée ou le non-respect du règlement peuvent conduire à une suspension ou un retrait du certificat.

Renouvellement

L'audit de renouvellement réexamine l'ensemble du référentiel et le fonctionnement de l'organisation sur tout le cycle écoulé. Il est programmé pour que la décision de renouvellement intervienne avant l'échéance du certificat. Les règles de constat et de levée des non-conformités sont celles de l'audit initial.

Si la décision ne peut pas être prise avant l'échéance, le certificat expire à sa date. Les conditions dans lesquelles la certification peut ensuite être rétablie sans repartir d'un audit initial sont fixées selon les règles de l'organisme d'accréditation et dans les conditions prévues par le contrat de certification.

Extension et réduction de périmètre

Une organisation certifiée peut demander l'extension de son périmètre : nouvelle catégorie d'actions pour Qualiopi, nouvelles activités ou nouveaux sites pour l'ISO 53001. La demande suit la même revue qu'une demande initiale. Un audit d'extension, qui peut être combiné à un audit de surveillance, porte sur les exigences propres au périmètre ajouté. L'extension est décidée par une personne qui n'a pas réalisé cet audit ; un certificat mis à jour est alors émis, sans modifier la date d'échéance du cycle.

Le périmètre peut être réduit à la demande de l'organisation, ou sur décision de Gardiant Certification lorsqu'une partie du périmètre ne satisfait plus aux exigences. Le certificat et la liste publique sont mis à jour ; l'organisation cesse toute référence à la partie retirée.

Usage du certificat et des marques

Le certificat ne peut être cité que pour le périmètre certifié et pendant sa validité. Les règles détaillées, y compris celles de la marque Qualiopi, figurent sur la page usage du certificat et du logo. Un usage abusif non corrigé peut entraîner une suspension.

Suspension et retrait

Les motifs, la procédure contradictoire, les conséquences et les conditions de rétablissement sont décrits sur la page suspension et retrait du certificat.

Réclamations et appels

Toute organisation peut contester un constat ou une décision, et toute personne peut déposer une réclamation. La procédure, les délais et les garanties d'indépendance figurent sur la page réclamations et appels.

Confidentialité

Les informations obtenues pendant la demande, l'audit et le suivi sont confidentielles. Elles ne servent qu'à la certification et ne sont communiquées à aucun tiers sans l'accord écrit de l'organisation.

• Le personnel, les auditeurs, les personnes chargées de la décision et les membres du comité de préservation de l'impartialité sont tenus par un engagement de confidentialité.
• Les évaluateurs de l'organisme d'accréditation peuvent consulter les dossiers, sous la même obligation.
• Lorsque la loi impose de transmettre une information, l'organisation en est avertie, sauf interdiction légale. Pour Qualiopi, les informations communiquées aux pouvoirs publics sont celles que prévoit la réglementation applicable.
• Sont publics : le nom de l'organisation certifiée, le référentiel, le périmètre, le numéro et le statut du certificat (valide, suspendu, retiré), ainsi que sa date de validité.

Modifications du règlement

Le règlement peut évoluer, notamment lorsque le référentiel change (la version 10 du référentiel national qualité s'applique ainsi aux audits réalisés à compter du 1er novembre 2026), lorsque les exigences de l'organisme d'accréditation évoluent, ou à la suite d'une revue interne.

Gardiant Certification informe par écrit chaque organisation certifiée de toute modification qui la concerne, avec un délai de mise en conformité raisonnable. La prise en compte des nouvelles exigences est vérifiée au plus tard lors de l'audit suivant. Une organisation qui refuse la modification peut mettre fin au contrat dans les conditions qu'il prévoit. La version en vigueur est celle publiée sur cette page, à la date indiquée.