Suspension et retrait du certificat.

Motifs

Le certificat peut être suspendu, en tout ou partie, notamment lorsque :

• une non-conformité majeure n'est pas levée dans le délai fixé ;
• un audit de surveillance ou de renouvellement ne peut pas avoir lieu dans les délais du fait de l'organisation ;
• l'organisation refuse l'accès aux sites, aux personnes ou aux documents, ou fait obstacle à un audit complémentaire ;
• le certificat ou la marque est utilisé de façon trompeuse et l'usage n'est pas corrigé après demande ;
• un changement important, susceptible d'affecter la conformité, n'a pas été signalé ;
• une réclamation fondée révèle un manquement grave aux exigences du référentiel ;
• les frais prévus au contrat restent impayés après relance ;
• l'organisation demande elle-même une suspension, par exemple en cas d'interruption temporaire de son activité.

Le certificat est retiré lorsque la cause de la suspension n'est pas résolue dans le délai imparti, en cas de manquement grave (falsification de preuves, déclaration délibérément mensongère, usage frauduleux du certificat), en cas de cessation définitive de l'activité certifiée, ou à la demande de l'organisation. Pour Qualiopi, une non-conformité majeure non levée dans les 3 mois conduit à la suspension ou au retrait du certificat (arrêté du 6 juin 2019 modifié par l'arrêté du 31 mai 2023).

Procédure

1. Constat. Le motif est établi et documenté : rapport d'audit, réclamation instruite, information reçue de l'organisation ou d'un tiers.
2. Notification. Gardiant Certification informe l'organisation par écrit des faits relevés, des éléments sur lesquels il s'appuie et de la mesure envisagée.
3. Contradictoire. L'organisation dispose d'un délai, précisé dans la notification, pour présenter ses observations écrites et ses preuves, et peut demander à être entendue.
4. Décision. Une personne qui n'a pris part ni à l'audit ni à l'instruction du motif décide. La décision est écrite et motivée ; elle précise la durée de la suspension, les conditions de sa levée et les voies de recours.

Lorsqu'un manquement fait peser un risque immédiat sur la confiance dans la certification, la suspension peut être prononcée sans attendre ; l'organisation présente alors ses observations après la notification. La durée d'une suspension est limitée ; elle est précisée dans la notification de la décision.

La décision peut être contestée : voir réclamations et appels.

Conséquences

Pendant une suspension ou après un retrait, l'organisation ne peut plus faire état de sa certification ni utiliser le certificat (voir les règles d'usage du certificat et du logo).

• La marque Qualiopi et toute mention de la certification sont retirées des supports, du site internet et des documents commerciaux, sur tout le périmètre concerné.
• Le statut « suspendu » ou « retiré » est affiché sur sa fiche dans l'annuaire des organismes certifiés, et la liste publique est mise à jour.
• Pour Qualiopi, la perte de la certification a des effets sur l'accès aux fonds publics ou mutualisés ; les informations transmises aux pouvoirs publics sont celles que prévoit la réglementation applicable.
• En cas de retrait, les exemplaires du certificat sont restitués ou détruits.

Rétablissement

La suspension est levée lorsque Gardiant Certification a vérifié que sa cause a disparu : revue des preuves transmises ou audit complémentaire, selon la nature du motif. Le rétablissement est décidé par une personne indépendante de cette vérification. Le statut redevient « valide » dans l'annuaire ; la date d'échéance du certificat reste inchangée.

Si la cause n'est pas résolue dans le délai fixé, le certificat est retiré, ou son périmètre réduit lorsque le manquement ne touche qu'une partie de celui-ci.

Retrait définitif

Le retrait met fin au certificat. Il ne peut pas être levé : une organisation qui souhaite de nouveau être certifiée dépose une nouvelle demande, traitée comme une demande initiale, avec un audit initial complet.

Réduction de périmètre

Lorsque le manquement ne concerne qu'une partie du périmètre, par exemple une catégorie d'actions Qualiopi ou un site couvert par l'ISO 53001, Gardiant Certification peut réduire le périmètre plutôt que de suspendre l'ensemble du certificat. La même procédure contradictoire s'applique. Un certificat mis à jour est émis et l'organisation cesse toute référence à la partie retirée.