Conditions générales de vente.

Objet et champ d'application

Les présentes conditions générales de vente (CGV) régissent les prestations de certification réalisées par Gardiant Certification (identité juridique précisée dans les mentions légales) auprès de ses clients professionnels : certification Qualiopi des prestataires d'actions concourant au développement des compétences, et certification ISO/UNDP 53001 des systèmes de management des Objectifs de développement durable.

Elles couvrent l'ensemble du cycle de certification : revue de la demande, audit initial, décision, audits de surveillance, audit de renouvellement, ainsi que les audits complémentaires, d'extension ou de transfert. Gardiant Certification n'exerce aucune activité de conseil, de formation ou d'accompagnement à la mise en conformité ; les présentes conditions ne portent sur aucune prestation de ce type.

Documents contractuels

La relation entre Gardiant Certification et le client repose sur les documents suivants, qui forment un ensemble indivisible :

• Le contrat de certification, signé par les deux parties, qui fixe le référentiel, le périmètre certifié et les engagements réciproques ;
• le règlement de certification, qui définit les conditions d'octroi, de maintien, d'extension, de suspension et de retrait de la certification (règlement de certification) ;
• le devis accepté, qui détaille les audits du cycle, leur durée et leur prix ;
• les présentes CGV, qui fixent les règles commerciales communes à toutes les prestations.

En cas de contradiction, le contrat de certification prévaut, puis le règlement de certification, le devis accepté et enfin les présentes CGV. Les conditions générales d'achat du client ne s'appliquent pas, sauf acceptation écrite de Gardiant Certification.

Gardiant Certification peut modifier les présentes CGV et le règlement de certification, notamment pour tenir compte d'une évolution du référentiel ou des règles de certification. Le client est informé de toute modification qui le concerne avant son entrée en vigueur ; la version applicable à un audit est celle en vigueur à la date de cet audit.

Devis et formation du contrat

Le devis est établi à partir des informations transmises dans la demande de devis : référentiel, type d'audit, effectif, nombre de sites et, pour Qualiopi, catégories d'actions et chiffre d'affaires formation. Ces informations servent à calculer la durée d'audit selon les règles de calcul applicables au référentiel ; elles ne servent à rien d'autre.

Avant tout devis, Gardiant Certification vérifie qu'elle dispose des compétences nécessaires pour auditer le client et qu'aucun conflit d'intérêts n'existe. Le devis est adressé sous 2 jours ouvrés après réception d'une demande complète.

Le devis détaille chaque audit du cycle de certification de trois ans (audit initial, audits de surveillance, audit de renouvellement), la durée de chacun en jours d'audit, son mode de réalisation (sur site ou à distance, selon les règles en vigueur) et son prix. Il est valable trois mois à compter de son émission.

Si les informations fournies se révèlent inexactes ou si le périmètre change (nouveau site, nouvelle catégorie d'actions, variation significative de l'activité), la durée d'audit est recalculée et un devis rectificatif est adressé au client.

Le contrat est formé à la signature du contrat de certification, qui reprend le devis accepté. Aucun audit n'est planifié avant cette signature.

Prix et paiement

Les prix sont exprimés hors taxes ; la TVA au taux en vigueur s'y ajoute. Le prix de chaque audit est fonction de sa durée, calculée selon les règles du référentiel et non selon le résultat attendu.

Les prestations sont proposées sur devis, sans grille tarifaire générale. Le devis, établi sous 2 jours ouvrés et valable 3 mois, détaille la durée et le prix de chaque audit du cycle, les frais de déplacement éventuels et les modalités de paiement.

Les audits complémentaires rendus nécessaires par une non-conformité (vérification sur site de la levée d'un écart, par exemple) et les audits extraordinaires prévus par le règlement de certification sont facturés selon les conditions du devis, après information préalable du client.

Tout retard de paiement entraîne de plein droit l'application des pénalités de retard et de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement prévues par l'article L. 441-10 du code de commerce. Après mise en demeure restée sans effet, Gardiant Certification peut reporter les audits non encore réalisés, puis résilier le contrat dans les conditions prévues ci-dessous.

Obligations des parties

Gardiant Certification s'engage à :

• réaliser les audits conformément au référentiel, au règlement de certification et aux règles applicables aux organismes certificateurs ;
• confier chaque audit à des auditeurs compétents pour le référentiel et l'activité du client, sans lien d'intérêt avec lui ;
• communiquer au client, avant l'audit, le plan d'audit et l'identité des auditeurs ;
• adresser le rapport d'audit sous 10 jours ouvrés après la fin de l'audit ;
• faire prendre la décision de certification par une personne qui n'a pas participé à l'audit, 3 semaines au plus après l'audit, sous réserve de la levée des non-conformités majeures ;
• informer le client de toute évolution du référentiel ou des règles de certification qui le concerne.

Le client s'engage à :

• fournir des informations exactes et complètes, lors de la demande comme pendant tout le cycle ;
• donner aux auditeurs accès aux sites, aux personnes, aux documents et aux enregistrements nécessaires à l'audit, y compris pour l'examen des réclamations reçues ;
• informer Gardiant Certification sans délai de tout changement susceptible d'affecter la certification : statut juridique, organisation, sites, activités ou catégories d'actions ;
• traiter les non-conformités relevées dans les délais fixés par le règlement de certification ;
• respecter les règles d'usage du certificat et du logo ;
• payer les prestations dans les conditions convenues.

Planification, report et annulation d'un audit

La date de chaque audit est fixée d'un commun accord. Un délai de 4 à 6 semaines sépare en général la signature du contrat de l'audit initial. Les audits de surveillance et de renouvellement doivent être réalisés dans les périodes fixées par le référentiel et le règlement de certification.

Le client peut récuser un auditeur avant l'audit, motif à l'appui ; Gardiant Certification propose alors un autre auditeur.

Le client peut demander le report d'un audit par écrit. Le report est accepté dans la mesure où la nouvelle date reste compatible avec les périodes imposées par le référentiel ; à défaut, le règlement de certification s'applique et peut conduire à une suspension du certificat. L'annulation d'un audit par le client met fin au cycle concerné dans les conditions de la résiliation.

Les frais de report et d'annulation sont prévus au contrat de certification.

Si Gardiant Certification doit reporter un audit (indisponibilité d'un auditeur, par exemple), elle en informe le client au plus tôt et propose une nouvelle date, sans frais pour lui. Aucune des parties n'est responsable d'un report causé par un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du code civil.

Indépendance : la certification ne s'achète pas

Le prix rémunère la réalisation des audits et l'évaluation de la conformité, jamais un résultat. Le paiement ne conditionne jamais la décision de certification : une facture réglée ne garantit pas un certificat, et un litige commercial n'a aucune incidence sur l'appréciation de la conformité.

Aucune remise, aucun avantage et aucune condition commerciale ne peut être lié à l'issue d'un audit. Les auditeurs signalent les écarts qu'ils constatent sans jamais indiquer comment les corriger : c'est la condition de l'indépendance du certificateur. Les engagements de Gardiant Certification en la matière figurent dans la déclaration d'impartialité et sont suivis par le comité d'impartialité.

Confidentialité

Gardiant Certification, son personnel, ses auditeurs et les membres de ses comités sont tenus à la confidentialité sur toutes les informations obtenues à l'occasion de la certification. Ces informations ne servent qu'à l'audit et à la décision.

Ne sont pas confidentielles les informations que le client a rendues publiques, ni celles que les règles de certification imposent de publier : nom de l'organisation certifiée, référentiel, périmètre, statut et validité du certificat, publiés dans l'annuaire des organismes certifiés.

Lorsque la loi ou les règles de certification imposent de communiquer une information à une autorité, le client en est informé, sauf interdiction légale. Une fois l'accréditation obtenue, des évaluateurs de l'organisme national d'accréditation pourront observer un audit ou examiner un dossier ; ils sont soumis à la même obligation de confidentialité. Le client est prévenu à l'avance de leur présence.

Responsabilité

Gardiant Certification est tenue d'une obligation de moyens. L'audit repose sur un échantillonnage : la certification atteste qu'à la date de l'audit les exigences examinées sont respectées ; elle ne garantit pas la conformité de chaque prestation du client, ni l'obtention d'un financement, dont la décision appartient au seul financeur.

Le client reste seul responsable de la conformité de ses activités, de ses prestations et des informations qu'il communique. Gardiant Certification n'est pas responsable des conséquences d'informations inexactes ou incomplètes fournies par le client.

Le plafond de la responsabilité de Gardiant Certification est fixé dans le contrat de certification.

Suspension, retrait et résiliation

La suspension, la réduction de périmètre et le retrait du certificat obéissent au règlement de certification et à la page suspension et retrait. Ils sont décidés pour des motifs liés à la conformité ou au respect des règles de certification, jamais à titre de pression commerciale.

Le client peut résilier le contrat de certification à tout moment, par écrit, avec le préavis fixé dans le contrat de certification. Il peut aussi faire transférer sa certification vers un autre organisme certificateur (transfert de certification). La résiliation entraîne le retrait du certificat à sa date d'effet.

Gardiant Certification peut résilier le contrat en cas de manquement grave du client à ses obligations (informations délibérément inexactes, refus d'accès aux auditeurs, usage trompeur du certificat, défaut de paiement persistant), après une mise en demeure restée sans effet dans le délai précisé dans la notification.

Dans tous les cas, les prestations réalisées avant la date d'effet restent dues.

Réclamations et litiges

Toute réclamation sur une prestation et toute contestation d'un constat ou d'une décision suivent la procédure réclamations et appels : accusé de réception sous 5 jours ouvrés et réponse sous 30 jours. Les appels sont examinés par des personnes qui n'ont pas participé à l'audit ni à la décision contestée.

Les parties recherchent une solution amiable avant toute action en justice.

Les présentes conditions et le contrat de certification sont soumis au droit français. À défaut d'accord amiable, tout litige relève des tribunaux du ressort du siège de Gardiant Certification.

Données personnelles

Les données personnelles traitées pour l'exécution du contrat de certification sont décrites dans la politique de confidentialité.