Indicateur 18 Qualiopi : ce que l'auditeur vérifie
Pour l'audit de l'indicateur 18 Qualiopi, l'auditeur cherche à établir que le prestataire sait qui intervient sur chaque action, à quel titre, et comment ces intervenants, salariés ou extérieurs, sont réunis et coordonnés. Il examine l'organisation réelle des sessions échantillonnées plutôt qu'un organigramme théorique, et vérifie que l'information circule entre les personnes impliquées.
Mise à jour : · version couverte : RNQ V10
L'exigence, reformulée
Un prestataire peut s'appuyer sur ses propres salariés, sur des formateurs indépendants, sur des experts ponctuels ou sur des partenaires. L'indicateur 18 ne juge pas ce choix : il demande que le prestataire identifie, fonction par fonction, les intervenants dont ses prestations ont besoin, et qu'il assure leur coordination. Concrètement, chaque intervenant doit savoir ce qu'on attend de lui sur l'action, disposer des informations utiles sur le public et sur les objectifs, et pouvoir faire remonter une difficulté.
La coordination prend une importance particulière quand plusieurs personnes se succèdent sur un même parcours : formateurs différents selon les modules, tuteur en entreprise, référent administratif. L'auditeur vérifie que ces relais ne laissent pas le bénéficiaire sans interlocuteur. La compétence de chacun n'est pas l'objet de cet indicateur : elle est examinée à l'indicateur 21. Lorsque l'intervenant extérieur est un sous-traitant, l'indicateur 27 s'ajoute.
Le fil suivi par l'auditeur
- Identifier les intervenants
À partir d'une action échantillonnée, il demande qui est intervenu, sous quel statut et pour quelle partie du programme.
- Retracer leur mobilisation
Il peut consulter, par exemple, un contrat d'intervention, un ordre de mission ou un planning qui rattache chaque personne à des dates et à des modules.
- Examiner la coordination
Il cherche les échanges qui ont précédé et accompagné l'action : réunion de lancement, consignes transmises, point en cours de parcours.
- Recouper par entretien
Il interroge un ou deux intervenants, parfois extérieurs, sur ce qu'ils savaient du public et sur la personne à joindre en cas de problème.
Constats possibles
| Constat | Ce que l'auditeur observe |
|---|---|
| Conformité | Les intervenants sont identifiés selon les fonctions nécessaires, leur mobilisation est tracée et les échanges de coordination sont cohérents avec la complexité des actions |
| Non-conformité mineure — défaut ponctuel | Organisation réelle mais lacunaire sur un point : un intervenant extérieur sans consignes pour une session, une coordination informelle qui fonctionne pour la plupart des sessions mais pas toutes |
| Non-conformité majeure — attendu non respecté | Impossible de savoir qui est intervenu sur une action, ou aucune coordination entre des intervenants qui se succèdent sur un même parcours |
Écarts fréquemment relevés
- Liste d'intervenants à jour, mais sans lien avec les actions effectivement réalisées.
- Formateurs indépendants qui découvrent le profil des participants le jour de la session.
- Coordination fondée sur la seule mémoire du dirigeant, impossible à reconstituer pour une action passée.
- Confusion entre l'indicateur 18 et un contrôle des compétences, au détriment de l'organisation concrète.
Levée des écarts
Lorsque l'écart est mineur, le prestataire présente dans les 6 mois un plan d'action qui touche l'organisation, par exemple une transmission systématique des informations aux intervenants extérieurs ; l'auditeur vérifie à l'audit suivant que ce plan a été appliqué sur des actions postérieures. Une non-conformité majeure appelle une démonstration plus complète, parce qu'elle remet en cause la maîtrise des prestations : elle doit être levée dans les 3 mois, faute de quoi le certificat est suspendu ou retiré. Le régime détaillé figure sur la page non-conformités Qualiopi.
Indicateurs liés
- Indicateur 17 Qualiopi : ce que l'auditeur vérifieÀ l'audit de l'indicateur 17 Qualiopi, l'auditeur vérifie que les moyens humains, les équipements et l'environnement d'apprentissage correspondent à ce que le prestataire annonce et aux publics accueillis : salles, matériel, plateformes en ligne, personnel disponible.
- Indicateur 21 Qualiopi : ce que l'auditeur vérifieÀ l'audit de l'indicateur 21 Qualiopi, l'auditeur vérifie que le prestataire a défini les compétences attendues de ses intervenants, internes comme externes, qu'il mobilise des personnes qui les possèdent et qu'il évalue ces compétences dans la durée.
- Indicateur 27 Qualiopi : ce que l'auditeur vérifieL'audit de l'indicateur 27 Qualiopi ne s'applique que si le prestataire sous-traite tout ou partie d'une prestation ou recourt au portage salarial.
- Critère 4 Qualiopi : ce que l'auditeur vérifieL'audit du critère 4 Qualiopi vérifie que les moyens correspondent aux prestations vendues.
Questions fréquentes
Faut-il un contrat écrit avec chaque formateur indépendant ?
Le référentiel ne fixe pas de forme. L'auditeur vérifie que la mobilisation est traçable : il doit pouvoir rattacher l'intervenant à l'action, aux dates et aux modules. Il peut consulter, par exemple, un contrat, un bon de commande ou une confirmation écrite. Une sollicitation orale non tracée rend en revanche la vérification impossible.
L'indicateur 18 s'applique-t-il à un formateur qui travaille seul ?
Un prestataire sans autre intervenant a peu à coordonner en interne. Le guide de lecture admet qu'un indépendant assure seul les différentes fonctions ; l'auditeur vérifie alors que chacune est bien tenue, puis examine les relais extérieurs : entreprise cliente, tuteur, financeur, lieu d'accueil.
Comment l'auditeur distingue-t-il les indicateurs 18 et 21 ?
L'indicateur 18 porte sur l'organisation : qui intervient, comment les personnes sont réunies et coordonnées. L'indicateur 21 porte sur la compétence : comment le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences requises. Un intervenant peut être compétent et mal coordonné, ou l'inverse ; l'auditeur traite les deux questions séparément.