Audit Qualiopi : le déroulement, de la demande au renouvellement

Déroulement de l'audit Qualiopi : vue d'ensemble

Le déroulement d'un audit Qualiopi n'est pas laissé au choix du certificateur. Le référentiel national qualité fixe ce qui est évalué, et les règles de certification fixent l'enchaînement des audits sur un cycle de trois ans. Depuis le 1er novembre 2026, tout audit réalisé porte sur la version 10 du référentiel, issue du décret n° 2026-728 du 1er août 2026 : 7 critères et 33 indicateurs.

Cette page décrit le parcours vu du côté de l'organisme audité : ce qui se passe à chaque étape, qui intervient, dans quels délais, et ce que vous pouvez contester. Le contenu de chaque indicateur est détaillé dans le référentiel Qualiopi indicateur par indicateur ; la présentation générale de la certification Qualiopi se trouve sur la page d'accueil du cluster.

Gardiant Certification délivrera la certification Qualiopi dès l'obtention de son accréditation par le COFRAC. Les délais propres à Gardiant indiqués ci-dessous sont ses engagements de service ; les délais du cycle, eux, sont fixés par arrêté.

Les étapes jusqu'à la décision

1. Demande

   Le prestataire décrit son activité : catégories d'actions concernées, chiffre d'affaires formation, nombre de sites, recours éventuel à la sous-traitance. Ces données servent au calcul de la durée d'audit et à rien d'autre.

2. Revue de la demande et devis

   Le certificateur vérifie qu'il dispose d'auditeurs compétents pour le périmètre et qu'aucun conflit d'intérêts n'existe. Chez Gardiant, le devis est envoyé sous 2 jours ouvrés, accompagné du contrat de certification.

3. Planification

   Après signature du contrat, la date d'audit est fixée. Comptez 4 à 6 semaines entre la signature et l'audit. Le nom de l'auditeur et le plan d'audit sont communiqués à l'avance, ce qui ouvre le droit de récusation.

4. Audit initial

   Réunion d'ouverture en présence du dirigeant ou d'un salarié permanent qu'il a mandaté, qui justifie de son identité et de sa qualité avant le début de l'audit. Puis entretiens avec la direction, les référents et les intervenants, consultation de documents, examen d'un échantillon de dossiers de bénéficiaires. Chaque indicateur applicable reçoit un constat, présenté oralement en réunion de clôture.

5. Rapport

   Le rapport écrit reprend les constats, indicateur par indicateur, avec les faits qui les fondent. Gardiant s'engage à le transmettre sous 10 jours ouvrés.

6. Décision

   Une personne qui n'a pas participé à l'audit examine le dossier complet et décide : certification, refus, ou attente de la levée d'écarts. Chez Gardiant, la décision intervient 3 semaines au plus après l'audit, hors délai de levée des non-conformités.

Ce que fait l'auditeur pendant l'audit

L'auditeur ne se contente pas de lire des documents. Le guide de lecture du référentiel associe un ou plusieurs entretiens, une vérification documentaire et, notamment sur site, des observations. L'auditeur croise ainsi quatre sources : ce que disent les personnes interrogées, ce que montrent les documents, ce qu'il observe directement (une plateforme de formation à distance, une salle, un affichage) et ce que révèle un échantillon de dossiers tirés de l'activité réelle. Un indicateur est jugé conforme lorsque ces sources concordent et couvrent la période examinée.

L'échantillonnage pèse lourd. L'auditeur choisit lui-même les dossiers de bénéficiaires, les sessions ou les contrats qu'il examine, parmi les différentes catégories d'actions et, le cas échéant, parmi les différents sites. Il cherche à établir que la pratique décrite est appliquée partout, pas seulement sur un dossier exemplaire. Son appréciation reste proportionnée : une formation courte sur catalogue ne s'examine pas comme un parcours long, individualisé et certifiant. Une même pièce peut valoir pour plusieurs indicateurs, et il peut les parcourir selon leurs liens logiques plutôt que dans l'ordre.

À l'issue, chaque indicateur reçoit un constat. Les écarts possibles et leurs conséquences sont détaillés sur la page consacrée aux non-conformités Qualiopi. Pour un organisme d'apprentissage, l'auditeur s'attarde par exemple sur l'indicateur 13 et sur le critère 7, dont l'indicateur 33 est nouveau en version 10.

Audit sur site ou à distance

Le guide de lecture situe les observations notamment sur site. Lorsque le prestataire délivre des formations à distance, il prévoit que l'auditeur puisse observer une classe virtuelle ou accéder à l'environnement numérique utilisé par les bénéficiaires. Les modalités de chaque audit, y compris la part éventuelle d'échanges à distance, sont fixées selon les règles applicables à la certification et figurent dans le plan d'audit.

Quelle que soit la modalité, la méthode ne change pas : l'auditeur mène les mêmes entretiens, consulte les mêmes pièces et choisit son échantillon de la même manière. Il doit pouvoir accéder en direct aux outils utilisés, par exemple une plateforme d'apprentissage en ligne ou un logiciel de gestion des inscriptions, et pas seulement à des captures transmises à l'avance.

Combien de temps dure l'audit

La durée d'un audit Qualiopi n'est pas forfaitaire. Elle est calculée pour chaque organisation, à partir du périmètre décrit dans la demande : volume d'activité au titre des actions concernées, nombre de sites, nombre de catégories d'actions. Un organisme qui ajoute l'apprentissage à la formation continue, par exemple, voit s'ajouter des indicateurs spécifiques et un échantillon plus large.

La durée est calculée à la revue de la demande et indiquée dans le devis ; les tarifs sont établis sur devis, sans grille publiée. Elle ne se négocie pas à la baisse en cours d'audit : un temps d'audit insuffisant ne permettrait pas de couvrir tous les indicateurs applicables.

Ce que l'auditeur peut demander à consulter le jour de l'audit

Liste indicative et non exhaustive, donnée pour situer la nature des pièces examinées. Elle ne constitue ni un modèle à remplir ni un dossier à monter : l'auditeur consulte ce qui existe dans l'activité réelle.

• l'offre de prestations telle qu'elle est présentée au public, sur le site ou dans un catalogue ;
• des dossiers de bénéficiaires choisis par l'auditeur, de l'inscription à l'évaluation finale ;
• des conventions, contrats ou devis signés avec des entreprises ou des financeurs ;
• les résultats affichés et la façon dont ils sont calculés ;
• les éléments qui attestent de la compétence des intervenants internes et externes ;
• les contrats de sous-traitance, lorsque des prestations sont confiées à des tiers ;
• les traces de la veille exercée par le prestataire ;
• le recueil des appréciations et le suivi des réclamations.

Pour aller plus loin

• Non-conformité Qualiopi : mineure, majeure, levée et effet sur la décisionUne non-conformité Qualiopi est un écart relevé par l'auditeur sur un indicateur applicable.
• Certificat Qualiopi : contenu, validité, logo et liste publiqueLe certificat Qualiopi atteste qu'un prestataire respecte le référentiel national qualité pour une ou plusieurs catégories d'actions, qu'il mentionne.
• Qui doit être certifié Qualiopi : obligation, catégories d'actions et cas particuliersDoit être certifié Qualiopi tout prestataire d'actions concourant au développement des compétences qui veut être financé par des fonds publics ou mutualisés : OPCO, Transitions Pro, État, Régions, CPF, France Travail, Agefiph.
• Référentiel Qualiopi : la liste des indicateurs audités, critère par critèreLa liste des indicateurs Qualiopi audités compte 33 indicateurs répartis en 7 critères depuis la version 10 du référentiel, applicable aux audits réalisés à compter du 1er novembre 2026.