Indicateur 4 Qualiopi : ce que l'auditeur vérifie
Avec l'indicateur 4 Qualiopi, l'auditeur vérifie que chaque prestation part d'une analyse du besoin du bénéficiaire, menée avec l'entreprise ou le financeur lorsqu'ils sont parties prenantes. Il cherche une trace datée et individualisée de cette analyse, puis s'assure qu'elle a réellement orienté les objectifs, le contenu et les modalités retenus.
Mise à jour : · version couverte : RNQ V10
Ce que dit le référentiel
L'indicateur demande que le prestataire montre comment il analyse le besoin du bénéficiaire au regard de la finalité de la prestation, en lien avec l'entreprise ou le financeur lorsqu'ils interviennent. Cette analyse débouche sur des choix : objectifs, durée, contenu, rythme, éventuels aménagements.
Individuelle ou collective
Pour une action intra-entreprise, l'analyse peut être conduite d'abord avec l'entreprise, puis affinée auprès des participants. Pour une inscription individuelle, elle passe par un échange direct avec la personne. Dans les deux cas, l'auditeur cherche ce qui relie le besoin exprimé à la prestation livrée.
Quand l'analyse est faite par un autre
Il arrive que le prestataire ne soit pas chargé de l'analyse, par exemple lorsqu'un financeur ou un donneur d'ordres l'a déjà conduite. Il lui revient alors de montrer qu'il en a tenu compte dans la conception de la prestation.
Constats possibles
| Constat | Situation type | Basculement |
|---|---|---|
| Conformité | Les dossiers de l'échantillon contiennent une analyse du besoin antérieure à la prestation, et les choix pédagogiques en portent la marque. | Une analyse succincte reste acceptable si elle a servi à ajuster la prestation. |
| Non-conformité mineure | Sans objet : le guide ne prévoit pas de mineure pour l'indicateur 4. | Un dossier sans analyse ou une analyse non exploitée relève déjà de la majeure. |
| Non-conformité majeure | Analyse absente, manquante dans une partie des dossiers, recueillie sans être exploitée, ou remplie après coup pour la forme. | Tout non-respect de l'attendu, même partiel, est classé en majeure. |
Écarts fréquemment relevés
- Questionnaire de recueil identique pour toutes les prestations, sans question sur la situation de la personne.
- Analyse menée avec l'employeur seul, alors que le bénéficiaire n'a jamais été consulté.
- Trace datée du premier jour de la session, ce qui exclut tout ajustement préalable.
- Confusion entre analyse du besoin et test de positionnement, qui relève de l'indicateur 8.
Conditions et délais de levée
L'auditeur considère l'écart levé lorsque l'analyse figure dans les dossiers ouverts depuis le constat et qu'elle a produit des effets visibles sur la prestation. Une refonte du questionnaire, sans dossiers nouveaux, ne lui permet pas de conclure. Comme le constat est toujours majeur sur cet indicateur, le prestataire dispose de 3 mois pour le lever ; passé ce délai, le certificat est suspendu ou retiré. Voir la page non-conformités Qualiopi.
Les objectifs issus de cette analyse sont examinés à l'indicateur 5 ; l'adaptation du parcours pendant la prestation relève de l'indicateur 10.
Indicateurs liés
- Indicateur 5 Qualiopi : ce que l'auditeur vérifiePour l'indicateur 5 Qualiopi, l'auditeur vérifie que chaque prestation repose sur des objectifs opérationnels, formulés en capacités observables, et évaluables, c'est-à-dire assortis d'un moyen de constater s'ils sont atteints.
- Indicateur 8 Qualiopi : ce que l'auditeur vérifieÀ l'audit de l'indicateur 8 Qualiopi, l'auditeur vérifie que le prestataire détermine, avant ou au début de la prestation, où en est chaque bénéficiaire par rapport aux objectifs visés.
- Indicateur 10 Qualiopi : ce que l'auditeur vérifieL'indicateur 10 Qualiopi amène l'auditeur à vérifier que le prestataire ajuste, pendant la prestation, le contenu, l'accompagnement et le suivi aux personnes réellement accueillies.
- Critère 2 Qualiopi : ce que l'auditeur vérifieL'audit du critère 2 Qualiopi porte sur la conception, avant l'entrée en formation.
Questions fréquentes
Une analyse du besoin faite par l'entreprise cliente suffit-elle ?
Elle peut en constituer une partie, notamment en intra-entreprise. Lorsque l'analyse est menée par l'entreprise ou le financeur, le prestataire montre qu'il en a tenu compte, l'a complétée si nécessaire auprès des bénéficiaires et en a tiré des conséquences sur la prestation. Un cahier des charges reçu et classé sans exploitation ne démontre rien.
L'analyse du besoin doit-elle être écrite ?
L'auditeur doit pouvoir la constater. Les supports peuvent varier, mais un échange oral dont il ne reste rien ne lui permet pas d'établir que l'analyse a eu lieu avant la prestation. Il peut compléter la lecture des dossiers par des entretiens avec les intervenants et, le cas échéant, avec des bénéficiaires.
Combien de dossiers l'auditeur consulte-t-il ?
La taille de l'échantillon n'est pas fixée par l'indicateur. L'auditeur sélectionne des actions dans chacune des catégories pour lesquelles la certification est demandée, et il recherche la diversité, différents publics, financeurs et formats, afin de voir si l'analyse du besoin est conduite partout de la même façon.
Comment l'auditeur évalue l'indicateur 4
L'audit de l'indicateur 4 Qualiopi repose surtout sur l'échantillonnage de dossiers ; l'usage de l'analyse compte plus que la forme du support. L'auditeur peut, par exemple :