Indicateur 16 Qualiopi : ce que l'auditeur vérifie
L'indicateur 16 Qualiopi porte sur le moment où le prestataire présente ses candidats aux épreuves d'une certification. L'auditeur vérifie que cette présentation respecte les modalités fixées par le certificateur de la certification visée : conditions d'inscription, déroulement des épreuves, transmission des dossiers et des résultats, conservation des traces.
Mise à jour : · version couverte : RNQ V10
Ce que dit le référentiel
Le prestataire qui conduit des candidats vers une certification ne la délivre pas lui-même. Lorsqu'il les présente, il respecte les exigences formelles fixées par l'autorité de certification, et l'indicateur demande que ces règles soient connues et appliquées.
Ce que recouvrent les modalités du certificateur
Selon les certifications : inscription des candidats, conditions d'accès aux épreuves, constitution et envoi des dossiers, organisation matérielle des sessions lorsqu'elle est confiée au prestataire, surveillance, conservation des copies, transmission des résultats. Ces règles peuvent figurer dans une convention, un cahier des charges ou un règlement du certificateur.
Une exigence de loyauté
L'auditeur Qualiopi ne refait pas le travail du certificateur. Il vérifie que le prestataire n'a pas pris de liberté avec un cadre qui garantit la valeur de la certification pour tous les candidats. Lorsque le prestataire n'est pas chargé de l'évaluation, il oriente le bénéficiaire vers l'évaluateur.
Constats possibles
| Constat | Exemple de situation | Ce qui fait basculer |
|---|---|---|
| Conformité | Les modalités du certificateur sont connues, les sessions examinées les respectent et la traçabilité est complète. | Un écart de forme sans effet sur les épreuves ne change pas l'appréciation d'ensemble. |
| Non-conformité mineure | Le guide n'en prévoit pas pour l'indicateur 16. | Une traçabilité incomplète ou un délai d'inscription dépassé relève déjà de la majeure. |
| Non-conformité majeure | Traçabilité incomplète, délai d'inscription dépassé, modalités ignorées, épreuves tenues hors du cadre fixé ou convention absente. | Tout écart, même partiel, aux exigences du certificateur conduit à la majeure. |
Écarts fréquemment relevés
- Document du certificateur introuvable, ou dans une version dépassée.
- Épreuves organisées sans la surveillance prévue par le cahier des charges.
- Candidats inscrits hors délai ou ne remplissant pas les conditions d'accès.
- Copies ou dossiers d'épreuve non conservés selon les règles du certificateur.
Conditions et délais de levée
La correction porte en général sur la session suivante : l'auditeur vérifie qu'elle s'est tenue dans le respect des modalités, ou que l'organisation prévue y est conforme si elle n'a pas encore eu lieu. Le constat étant toujours majeur, le prestataire dispose de 3 mois pour le lever, faute de quoi le certificat est suspendu ou retiré. Voir non-conformités Qualiopi.
En amont, l'indicateur 7 vérifie l'adéquation des contenus à la certification visée ; l'indicateur 15 précède celui-ci dans le critère 3.
Indicateurs liés
- Indicateur 3 Qualiopi : ce que l'auditeur vérifieL'indicateur 3 Qualiopi ne s'applique qu'aux actions qui conduisent à une certification professionnelle.
- Indicateur 7 Qualiopi : ce que l'auditeur vérifieL'indicateur 7 Qualiopi concerne les actions qui mènent à une certification professionnelle.
- Indicateur 15 Qualiopi : ce que l'auditeur vérifiePour l'indicateur 15 Qualiopi, l'auditeur vérifie que les apprentis sont informés de leurs droits et devoirs, des règles de santé et de sécurité en milieu professionnel, des voies de signalement à leur disposition et de la possibilité de saisir le médiateur de l'apprentissage.
- Critère 3 Qualiopi : ce que l'auditeur vérifieL'audit du critère 3 Qualiopi suit la prestation pendant qu'elle se déroule.
Questions fréquentes
L'auditeur Qualiopi contrôle-t-il les résultats des candidats ?
Non. Les résultats relèvent du certificateur et de ses jurys. L'auditeur examine la façon dont le prestataire a présenté les candidats : inscriptions, conditions des épreuves, transmission des éléments demandés. Les taux d'obtention interviennent au titre de l'information du public, examinée à l'indicateur 3.
Et si le certificateur organise lui-même toutes les épreuves ?
Le rôle du prestataire se réduit alors à l'inscription des candidats et à la transmission des éléments que le certificateur demande. L'auditeur vérifie ces seules obligations. Il s'assure que la répartition des rôles est écrite et qu'aucun candidat n'a été présenté hors des conditions fixées.
L'indicateur 16 est-il audité si aucune session n'a eu lieu depuis le dernier audit ?
Aucune présentation de candidats n'est alors observable. L'auditeur vérifie la connaissance des exigences du certificateur et l'organisation prévue pour la prochaine session ; en VAE, il regarde si les conditions de présentation et le calendrier des jurys ont été demandés. Le guide ne prévoit pas de régime de report pour cet indicateur.
Comment l'auditeur évalue l'indicateur 16
L'audit de l'indicateur 16 Qualiopi s'appuie sur une session d'examen récente. L'auditeur peut notamment :